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Getting Things Done Vol.1

这篇主要来讲讲GTD(Getting Things Done),作为一个GTD的初学者和受益者,为了更好的学习和使用GTD并从中获益,打算在博客开辟一块GTD专区。这篇是Vol.1,主要来介绍自己建立的GTD流程和使用工具。随着对GTD更多的理解、实践,以及电脑、移动设备操作系统的变更,将会不定期的以Vol.2、Vol.3的形式继续更新。

首先,我想强调的是我只是一个GTD的初学者,而且和广大的上班族不同,我的很多需求和观点都是站在学生角度的,如果在文章内有些内容违背了GTD的宗旨,欢迎老师们在评论下指出。另外在软件的选择上,也尽量的选用物美价廉的app作为GTD程序。

什么是GTD?GTD就是我们经常听到的“Getting Things Done”的缩写,这是一套完整的整理思维、工作、任务甚至时间的系统,其起源自戴维艾伦的同名书籍,中文译名叫做:《尽管去做:无压工作的艺术》。

GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作,要么就是会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类,确定下一步的处理方法,将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。

GTD其最终目的是提高工作效率、完成度,并相对的减少工作压力。作为一套已经经过多年实践验证行之有效的系统,对于那些被繁琐工作所困扰的上班族、天生不擅管理生活人群、学业繁重的学生来说,都是值得去学习并能够从中受益的。

在开始你的GTD生活之前,我认为这几件东西是你必须具备的:

  • 正确的认识GTD(规划GTD的确会占用时间,但受益匪浅)
  • 拥有优质GTD程序的移动设备(如Android、iPhone等,这是GTD的关键)
  • 对GTD规划保持耐心并保证可执行性(建立良好的GTD系统是需要耐心的)
  • 强大的执行力和激情(如果这条做不到的话,请放弃GTD,如果你把你的时间都花在组织工作,而不是做它们,那么所有的GTD系统都是不好用的。)

如果你能确保做到以上的四点,那么我相信GTD会让你的生活更加紧凑有规律。

下面来介绍下我自己的GTD系统:

一、将GTD的步骤化繁为简

作为初学者,并且是以学生的身份去打造自己的GTD系统,我的第一步是化繁为简,一些在工作中才会遇到的步骤做简单的省略。在GTD最重要的几个步骤为:收集、加工、组织,排程、行动、回顾。在组织里又分成了下一步行动、专案、等待和可能。于是以我的个人GTD需求(日常生活和学习计划),简化为:收集、排程、行动、回顾,细分到软件的功能需求,那就是Inbox、To-do List和Schedule。

下面就来介绍一下我正在使用的一套GTD流程和工具:

  • iPhone:aNote+2Do+Microsoft Exchange with Google Calendar
  • PC:Toodledo + Google Calendar

二、Inbox(收集) – Awesome Note(+Todo)

Inbox(收集)步骤是非常关键的一环,因为没有人愿意带着负担去做事。就像当我们记一个一次性的电话号码时,我们都希望赶快记在纸上而不是存在脑子里。每当有新点子和新计划的是的时候,我们做的第一件事就是记到“小本子”上,这个小本子不一定是纸质的,在通讯设备这么发达的今天,手机已经可以完全满足设个功能了。

虽然可以把Inbox和Todo整合起来的app很多,但我一直喜欢分开来弄,这样在todo的时候我能够把一天的任务更清晰明确的完成掉。app store的笔记本软件多如牛毛,下面来说说我选择aNote的几个原因:

  • UI精美,价格便宜。我是打折的时候买的,只要2.99刀(原价3.99刀),作为一个多用途的笔记本软件,这个价格是十分厚道的。
  • 即时性强。aNote的按键布局相对合理,在任何分类里添加笔记只需几秒钟,收集的时候只需要点两下就可制定分类收集想法了。
  • 强大的分类管理系统。我并不提倡所有的收集内容搅成一锅粥,于是分类就派上大用场了,anote的分类、标签可以说是我用过的笔记本软件里最好的,图标和文字的自定义化很强,首页不复杂。

我的建议是:如果你是GTD初学,那么可以先用ios自带及笔记本替代,当你逐渐养成Inbox习惯的时候,你会发现自带的笔记本实在是太鸡肋了,如果你有意入手一款漂亮实用的笔记本,aNote是个不错的选择,当然了,如果你对UI和归类整理没有太多要求的话,我并不是很推荐这款软件,因为aNote有点“华丽过头了”。可自从进入了Retina时代,谁不喜欢精美漂亮的UI呢?

PC端推荐:小点子掏出手机aNote,个人知识库归纳进Evernote。

三、组织和行动 (简化为To-do List) – 2Do: Tasks Done in Style

组织是GTD实施的重要步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对Inbox内容的组织主要就是一个文档管理系统, 而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。针对学生的需求,我直接简化为Todo List,虽然Someday偶尔会用到,但是需求量极小,而且这些功能Todo app中都会包含。

iOS上的Todo app真是太多了,本着不用盗版软件的原则,我选择了2Do,如果你有足够的资金或者根本不在乎使用盗版,Omnifocu是最好的选择,不过MAC+iPhone端将近100美元的花费也不是谁都花得起的,。从iPhone1有了jail break开始,todo软件一直是我非常热衷于尝试的软件类型,从omni到todo,从things到toodledo,在各种源里尝试了个遍,作为GTD中最最关键的一环,一个出色的todo list app是必不可少的,在选择这类软件我一般追求三点:

  • 简洁高效,不要像aNote里的todo功能那样繁琐。
  • 可以和toodledo这类PC端操作的网站同步。
  • 可以建立“类Project”的项目计划列表。

在权衡了功能、价格、UI等因素后,我选择了2Do,任何一款软件在app store取得成功都不是偶然,2Do究竟强在哪里?

  • 首先,2do的分类是我最喜欢的,因为它就在app的左手边,并且有鲜明的notification,当你的todo list越来越长的时候,你会发现没有好的分类是很恼人的一件事,随着overdue项目越来越多,list的时效性也在慢慢减弱。
  • 在功能上,2do是不输给任何对手的,todo、checklist、project一应俱全,完全符合GTD的宗旨,并且支持toodledo和mobile me的同步。
  • 其次,2do的UI找到了实用和美观平衡点,在我看来,2do和aNote天生就是一对儿,这么棒的软件只要6.99美元。

我的建议是:Inbox的钱可以省,因为作为学生inbox的内容会远远少于todo list,但是todo的钱千万不要吝啬,这是激励你不去看美剧不去看电影不去浪费时间的最有力工具,每天要求自己消灭掉todo软件的badge,这样你才能感受到GTD给你带来的诸多益处。如果你不注重UI,todo也是很好的选择(笔者就曾在年初趁着0.99促销时购买了todo),原价只要4.99刀,另外大名鼎鼎的things也值得推荐,9.99刀,对学生而言有点小贵,但绝对物有所值。

PC端推荐:大名鼎鼎的网页端:Toodledo!免费~

四、回顾 Schedule – Google Calendar(Microsoft Exchange)

虽然没有涉入职场,但是深知Schedule的重要性。作为学生大部分时间都是被安排好的,所以schedule对我们这一群体来说不用做到很细致,在几个关键的时间点上设置好提醒即可,这些时间点主要是还要应对考试。不过我建议当我们在todo list的建立的同时,一些比较重要的项目也应该记录在schedule上,这样每当一个月份结束,schedule会是回首这一个月成就的最好方式。查漏补缺的同时也能为接下来的一个月做好打算。

所以我暂时选择了自带免费的Google Calendar(用Microsoft Exchange同步),exchange的cal都会设置对吧,我就不罗嗦了,如果你还没有用到强大的exchange同步google mail、contact和calendar,请在下面留言。

我的建议是:初学者的话甚至可以忽略这个步骤,用你的todo去当做回顾,但是随着对GTD的熟练使用,你会发现todo的日程非常乱,因为琐事实在是太多了,你不知道什么是这一个月你完成最有意义的事,所以说schedule和相关软件是必需具备的,如果你要求不多,自带的日历+exchange是不二之选。

PC端推荐:Google Calendar。

五、下面我来举个例子,抛砖引玉

比如4月21号在吃午饭的时候,一位同学向我推荐了笑来老师的《21天突破TOEFL核心词汇》,于是在走回宿舍的路上,我把这本单词书的名字Inbox收集一下,到了晚上,我将Inbox中收集的点子排程。

如果我的手头就有一台可以上网的电脑并且我有网购图书的习惯,那么这条Inbox内容你就没有必要写进我的To-do List了,我要做的就是赶快打开当当或者京东,把书买下;如果我更愿意去书店买书,那么就把“去新华书店买《21天突破TOEFL核心词汇》”加到我的To-do List并且设定好出去购买的日期。

于是最快在4月21号当天或4月22号,我就能拿到单词书了。为了更好的制定我的背单词计划,这时候我需要在To-do List里建立一个专属于单词书的Project(项目),醒目的名字叫“《21天突破TOEFL核心词汇》”,假设这本单词书有21个List单元,那么我会在todo list里设定这样两个循环分项任务:

  • 每天一个单元,每日重复,21次后结束。
  • 每3天复习一遍之前背过的内容,每三天一次重复,7次后在结束。

正如你所见,这些功能在优秀的Todo app中都是可以实现的,你不要每天去添加。然后我在schedule(google calendar)里,把21天后,也就是5月12日设定为“背完《21天突破TOEFL核心词汇》”。

这样一来,我将背单词这件事分成了21小份,7大份,在这些日子里,我每天的Todo list都有背单词的任务等待我去完成,依靠着合理的规划和强大精神力,我没有耽误一天时间就解决掉了《21天突破TOEFL核心词汇》。

在6月1日,我翻开自己这个月的schedule,看到了5月12号我已经背完了《21天突破TOEFL核心词汇》,于是决定6月20日参加托福考试。如你所见,这只是GTD对背单词这件区区小事的巨大贡献,如果能把你的工作、学习、计划统统GTD起来,你还有闲工夫浪费在其他事情上吗?

也许你会说,这东西不就是看自己自制力强不强么,如果我很自律的话,谁还需要GTD?事实上是,执行力再强的人都需要规划,而且是合理的规划,像背单词这样的小事会无数次发生在我们身边,积少成多,慢慢的养成了好习惯,受益终生。

试想一下,如果没有良好的GTD习惯会发生什么呢?4月21号吃饭的时候同学聊到了xx单词书,几天过后,突然想起来这事,又跑去问同学:“哎哥们儿,你上周说的那本书叫什么来着?”。于是在下一个周六日,也就是4月30号,终于买到了单词书,那就开始背吧,于是我们看到了abandon,也许紧接着我们就abandon了。

六、总结

于是这套完整的GTD系统就算搭建完成了,只花了11美元而已,80块钱去规划你的生活,很划算吧?我知道目前我自己设计的这套系统肯定没法完全符合GTD的宗旨,但是他的确适用于我,并且我相信适用于大部分和我一样需求的高中生、大学生们。在iOS这样良好的app平台上,你甚至可以把计划协作的很好。

你可能听起来有些繁琐,但是操作起来还是很轻松的,不管你是Android、iOS、Symbian、PalmOS、WM,这些平台都会有你实现GTD的软件或者方法,一旦你决定不再过这种浑浑噩噩的生活了,拿起你的手持设备尝试GTD吧,一但你养成习惯了,这些“程序化”的步骤会让你受益终生。

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144 responses to 《Getting Things Done Vol.1》.

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  1. 全来主机柳亚 全来主机柳亚

    这个有没有网站有这个功能的。。。。。

    #1
  2. 番茄 番茄

    你博客左侧滑动的效果很到位哦。

    #2
  3. Pavel Pavel

    我比较习惯在桌子上贴便笺,呵呵,缺点是贴的多了就分不清了~~

    #3
    • Veezy Veezy

      @Pavel
      恩 多了就乱了 我之前是用一个特别大的本子

  4. wmtimes wmtimes

    这些设计看起来都相当不错。

    #4
    • Veezy Veezy

      @wmtimes
      UI都挺好看的,其实retina时代大家都很注重美观和实用两者兼得了

  5. 秦大少 秦大少

    感觉好复杂的

    #5
  6. 红领巾 红领巾

    下了2款免费的GTD app..感觉好像很麻烦..

    #6
  7. 羽中 羽中

    好专业,基本都在移动平台上了,不过我觉得GTD的核心还是在人不是物……

    #7
  8. C瓜哥 C瓜哥

    有些事情,真正做到又很难

    #8
    • Veezy Veezy

      @C瓜哥
      其实就像闹钟一样,有个东西告诉你该去干什么

  9. 球犯 球犯

    看来不只是我更新得慢了哦~

    #9
    • 爱惜 爱惜

      @球犯
      俺也更新慢了。
      估计博客忙吧 😆

    • 爱惜 爱惜

      @爱惜
      打错了。应该是博主可能近期忙吧

    • Veezy Veezy

      @球犯
      TT
      被你发现了…
      最近这几天就写出新文章,不再荒废了,前一阵子忙着学校的事儿

    • Veezy Veezy

      @爱惜
      恩,忙着学校的事儿…马上回来~

    • 球犯 球犯

      @Veezy
      哈哈 还是没看见出现啊~留言倒是回了 然后又不见了。。。 😐

    • Veezy Veezy

      @球犯
      在呢 写个生活文 写好了再发~ 😆

    • 球犯 球犯

      @Veezy
      哈哈哈 这就好 自从上次收到你评论的邮件通知后一直在等 发现好久了都没反应 哈哈哈

  10. hzlzh hzlzh

    GTD 我用 evernote 和 doit.im,感觉很不错

    #10
    • Veezy Veezy

      @hzlzh
      evernote还好,doit还没用过.这个组合性价比好
      对了自力,MT合租计划还会继续么,我觉得好安心

  11. 木鱼猫 木鱼猫

    看到你们在推上mention我的信息了,我上周才让人从香港代购了件上赛季主场 😐

    不过要是有125周年纪念品的话,可以再考虑团购 😀

    有木有新的那啥的推网啊,旧的被封啦

    #11
    • Veezy Veezy

      @木鱼猫
      哈哈,好的,反正要是什么时候看见想买的了咱都互相@一下,凑个四五个人邮费就AA下来了

  12. 图图 图图

    有计划的做事情

    #12
  13. slofslb slofslb

    入手iPhone4,开始琢磨如何有计划地做事

    #13
  14. Selio Selio

    个人习惯是随身带一本子(夹笔),需要的时候就打开记录。偶尔小事情直接写到手机的备忘录里面。知识整理就用手机拍照,回来以后再OCR……算是比较习惯了
    有拿到过iPhone,也有玩过一段时间,不是很习惯上面的虚拟键盘,还是比较习惯实体键盘的,而且不知道为什么,数字键盘我更习惯……
    以上,仅个人观点……

    #14
    • Veezy Veezy

      @Selio
      本子无论走到哪里都是随身带着的,但是很少会记东西,都是给别人记东西然后撕下来.
      我觉得移动设备真的可以代替一些实体物品了,比如笔记本之类的.

  15. Mr.87 Mr.87

    好专业,你比我还少更新。哈哈

    #15
    • Veezy Veezy

      @Mr.87
      罪过罪过…
      最近忙着弄学校的申请,博客真是荒废了,过几天更新

  16. 郑永 郑永

    又是一个专业知识,让想起当初读ccnp

    #16
  17. 小邪 小邪

    有时候2分钟就能做完的事情,我一时懒就推倒了之后去做,结果很多件事情一不小心积累下来就是灾难啊啊啊啊 。 😯

    #17
  18. 球犯 球犯

    好久不见了呢 还没出现呀

    #18
  19. 爱惜 爱惜

    好久没更新啦 😆

    #19
    • Veezy Veezy

      @爱惜
      看到好几个爱惜的留言,真好…谢谢还想着我 哈哈
      过两天更新

  20. 识字 识字

    留言是种美德,写点什么

    #20
  21. Kayo Kayo

    比较习惯大事用心记住,小事用手机的便签功能记住。

    #21
    • Veezy Veezy

      @Kayo
      现在是无论事情大小都用gtd了,后期整理也很方便

  22. 谭博的个人网站 谭博的个人网站

    花时间学学就会了 呵呵

    #22
  23. WayJam WayJam

    唉,我没有这个习惯,所以所有的事情都很乱。

    #23
  24. axiu axiu

    从46级到研究生考试,遇到了各种21天突破单词。没想到TOEFL也存活…… 😛

    #24
  25. axiu axiu

    你这的载入速度太可怕了……秒入啊

    #25
    • Veezy Veezy

      @axiu
      是么= =
      和自力合租的mediatemple,快就好快就好,其实主要是求稳定的- –

  26. 凉心 凉心

    还停留在诺基亚时代……只能用自带的记事本(掩面)

    #26
  27. 无冷 无冷

    todolist做起来难,

    #27

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